Een congres of conferentie organiseren is een flink karwei. Een van de lastigste punten op de takenlijst is het vinden van de juiste congreslocatie. Dit is een punt dat vaak uitgesteld wordt, omdat het van ondergeschikt belang lijkt te zijn. Niets is echter minder waar. De juiste congreslocatie is juist een van de bepalende factoren wanneer je een goed congres op wilt zetten. Dit geldt voor elk congres, elke vergadering en elke conferentie. De perfecte locatie zorgt er namelijk voor dat alle aanwezigen zich op hun gemak voelen en exact kunnen doen waar zij voor gekomen zijn.

Wat maakt een locatie de perfecte congreslocatie?

Een congres met een gemiddelde grootte heeft al snel tientallen tot honderden aanwezigen. Dat betekent allereerst dat de locatie goed bereikbaar moet zijn en dat er voldoende parkeergelegenheid aanwezig moet zijn. Ook kun je je genodigden groepsvervoer adviseren. Daarnaast is het belangrijk dat de sanitaire voorzieningen toereikend zijn voor het aantal aanwezigen. Het wordt nog een stuk beter wanneer de congreslocatie ook nog eens een catering heeft. Een congres kan namelijk veel tijd in beslag nemen. Door een kopje koffie klein hapje te regelen, vergroot je de kans dat de aanwezigen langer blijven én hun aandacht bij jouw doel houden. Neemt het congres langer dan een halve dag in beslag, dan zijn er meer catering-opties nodig om alle mensen tevreden te houden uiteraard. Denk in dat geval aan een buffet of lunch.

De perfecte congreslocatie maakt het verschil

Een locatie kiezen is geen gemakkelijke keuze. Maar de tijd nemen om een goede keuze te maken, dat loont zeker. Wanneer alle mensen zich op hun gemak voelen, worden de doelstellingen van de bijeenkomst makkelijker behaalt. Daarnaast zorgt de perfecte congreslocatie voor een goede sfeer, waardoor meer dingen mogelijk worden. Een gemoedelijke en ontspannen sfeer dankzij de juiste verlichting, genoeg ruimte en goedwerkende apparatuur zorgt ervoor dat alle aanwezigen en sprekers een tevreden gevoel overhouden na het einde van het congres. Tot slot is het zoeken van het perfecte congrescentrum ook belangrijk om een goede indruk achter te laten: alle aanwezigen weten dat de organisator of het bedrijf achter de bijeenkomst aandacht besteed heeft aan de aankleding en het totaalplaatje. Daarmee wordt de kans aanzienlijk groter dat deze mensen nog eens komen wanneer je een uitnodiging stuurt.

Blijf in contact om de locatie perfect te krijgen

Tijdens het organiseren van een congres heb je verschillende eisen die gesteld worden aan een locatie. Het is belangrijk om in contact te blijven met de eigenaar van deze locatie, zodat er aanpassingen gedaan kunnen worden. Bijvoorbeeld omdat er ineens meer mensen naar het congres komen of omdat een spreker bepaalde apparatuur nodig heeft om zijn verhaal te doen. Op die manier is de congreslocatie namelijk net zo flexibel als jij zelf moet zijn tijdens het plannen en organiseren van het volgende evenement.